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Les préparatifs de notre mariage tropical…

Temps de lecture : 11 minutes

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Après vous avoir parlé de notre faire-part, je vous propose de rentrer dans le vif du sujet en vous dévoilant les premiers préparatifs de notre mariage. Comme vous le savez si vous me suivez régulièrement, Jonathan m’a demandé en mariage en 2017 lorsque nous vivions à Bali. Notre position géographique ne nous permettant pas de rassembler tout le monde autour d’un événement, nous avions d’abord partagé cette nouvelle avec nos parents puis officialisé au fur et à mesure avec nos familles et amis. Cette demande inattendue m’avait bien évidemment enchanté, toutefois je n’étais arrêtée ni sur une date ni sur un lieu, je me laissais le temps de programmer mes préparatifs dans l’année qui suivrait. Les aléas de la vie ont fait que nous avons pris la décision de rentrer en France l’année suivante, et ce retour qui ne fut pas de tout repos ne nous laissa aucun moment de réflexion autour d’un projet de mariage. C’est en 2019 que nous avons commencé à en discuter sérieusement et à nous projeter plus concrètement, notre date serait fixée pour 2020, l’année de nos 10 ans d’Amour !

Un mariage à l’autre bout du monde

Vous aurez certainement deviné avec nos faire-part qu’il y aurait quelque chose de tropical dans notre mariage. Depuis sa demande, mon fiancé n’a jamais caché son envie de célébrer notre union à Bali, j’avais moi-même du mal imaginer un autre décor, cependant la mise en oeuvre d’un tel projet nous semblait difficile voire impossible à accomplir depuis la France. Nous avons d’abord pensé faire une folie en réalisant un elopement à l’autre bout du monde avec pour seuls complices nos témoins que nous avions très vite mis dans la confidence, nous aurions ensuite fait une petite fête façon « engagement party » à notre retour pour annoncer notre union à nos proches. Je sais que pour la plupart des gens faire une fugue amoureuse pour se marier en catimini n’est pas envisageable, mais pour nous qui passons 90% de notre temps à deux et qui n’aimons pas être sous le feu des projeteurs, cette option qui plus est romantique correspondait plutôt bien à notre couple. D’autant plus que nous ne nous projetions absolument pas dans un mariage conventionnel.

Lorsque j’ai demandé à l’une de mes plus anciennes amies de devenir ma témoin au cours d’un pique-nique en forêt, nous avons tout de suite échangé sur les préparatifs que j’avais déjà plus ou moins mis en place. Je dois dire que c’était un peu comme se décharger d’un énorme poids que mon fiancé et moi portions depuis plusieurs mois. Ce regard « neuf » mais aussi neutre, m’a fait le plus grand bien pour avancer dans la bonne direction. Bien que très différente, je savais que cette amie ne porterait aucun jugement sur mes décisions personnelles et qu’elle me prodiguerait des conseils sans essayer de me faire changer d’avis, tout ce dont j’avais besoin à ce moment précis ! Pour nous l’idée était lancée, j’avais déjà quelques pistes pour organiser notre elopement à Bali que nous souhaitions tout droit sortie d’un rêve.

Et puis il y a eu un doute, ce choix n’était-il pas trop égoïste ? J’avais d’abord pensé au mariage comme une étape de notre couple, une preuve d’amour qui n’avait pas besoin d’éclater aux yeux du monde. Pourtant, j’ai considéré qu’il s’agissait aussi d’une étape de notre vie à laquelle nos parents souhaiteraient certainement assister ; s’ils n’étaient pas présents, le regretterions-nous plus tard ? Nous avons alors commencé à imaginer un mariage à notre image : intimiste et à l’autre bout du monde.

Mes conseils pour amorcer ses préparatifs le plus sereinement possible :

  • gardez à l’esprit que chaque mariage est unique et que la vision du mariage idéal est propre à chacun
  • choisissez votre ou vos témoins en fonction de leur qualité d’écoute mais aussi leur impartialité
  • ne laissez personne vous influencer dans vos décisions, n’oubliez pas que c’est votre moment, il doit avant tout vous ressembler et bien-sûr être à l’image de votre couple

 L’annonce à nos invités

L’annonce de notre mariage à Bali ne fut pas une mince affaire. Nous avons d’abord timidement abordé le sujet au cours de banales conversations en famille et entre amis, en faisant allusion à notre envie de nous marier à l’étranger. Une fois notre projet un peu plus abouti (je vous en reparle après), nous avons informé nos parents de cette décision pour le moins atypique. De mon côté, la nouvelle n’a pas vraiment surpris, étant donné notre état d’esprit mes parents se doutaient que notre mariage aurait lieu en Asie. A l’inverse, cette annonce eu l’effet d’une bombe dans la famille de mon fiancé, ce qui nous causa quelques nuits blanches. La situation nous parue de prime abord complètement bloquée, ce qui positionna nos préparatifs au point mort et souleva de nouvelles questions. C’est après les fêtes de fin d’année, avec la reprise d’une organisation quelque peu perturbée, que les esprits s’apaisèrent : mes futurs beaux-parents participeraient finalement à notre mariage !

Avoir nos parents à nos côtés pour cette journée spéciale était déjà une belle victoire. Nous savions pertinemment que l’ensemble de nos familles respectives ne pourrait pas faire le déplacement, un point qui je dois avouer n’était pas pour nous déplaire. N’ayant pas une famille très unie l’un comme l’autre, nous étions d’accord qu’inviter par pure courtoisie un cousin ou une grande tante qu’on ne côtoie qu’une fois tous les dix ans ne nous intéressait pas vraiment. Nous étions aussi conscients qu’un tel mariage exclurait d’office les personnes âgées, les enfants en bas âges avec leurs parents ou encore les phobiques de l’avion, incapables de supporter un climat tropical ou 17h de vol avec décalage horaire. Par ailleurs, bien que nous ayons pris en considération les frais qu’engendreraient notre mariage pour nos convives (je vous en parle plus bas), qui ne peuvent bien évidemment pas faire l’aller-retour sur un week-end comme ce serait le cas en Espagne par exemple, nous nous doutions que certains seraient contraints de décliner l’invitation pour des raisons financières. Sans parler de l’effet plus que dissuasif de la propagation du Cornonavirus…

Mes conseils pour une invitation à un mariage à l’étranger réussie :

  • faites allusion à votre projet le plus tôt possible pour que tout le monde soit préparé psychologiquement
  • prévenez vos invités avec un « save the date » papier, un groupe WhatsApp ou Facebook au minimum 6 mois avant la date fixée histoire de prendre la température
  • établissez un fichier Excel précis de vos invités et actualisez-le régulièrement avec des couleurs (vert pour les invités confirmés, rouge pour ceux qui ont décliné et orange pour ceux qui s’accordent un temps de réflexion)
  • envoyez vos faire-part au minimum 3 mois avant la date du mariage avec une deadline / un carton réponse, pour relancer votre invitation et exiger une réponse définitive
  • essayez de rassembler une partie de vos convives confirmés autour d’un verre par exemple, à moins de 3 mois de votre date pour qu’ils puissent échanger

Choisir la bonne wedding planner

Je n’aurais jamais su par où commencer pour organiser un mariage en France, alors vous imaginez bien que je n’avais pas les épaules pour le faire à Bali avec la distance et le décalage horaire en prime ! Nous étions d’accord dès le départ que bien qu’intimiste notre mariage serait raffiné et parfaitement orchestré. Il était inimaginable de faire déplacer nos proches pour une cérémonie réalisée à la va-vite ou de façon approximative, nous voulions que ce moment soit aussi magique pour nous que pour eux. Pour s’assurer du bon déroulement des préparatifs, il nous fallait trouver une wedding planner capable de comprendre nos demandes, pas forcément linguistiquement mais plutôt culturellement parlant. En effet, bien souvent établies par des expatriés australiens ou encore russes, il existe de nombreuses agences qui organisent des mariages à Bali pour les étrangers. Que l’on soit français, chinois ou encore américain, la vision culturelle et esthétique du mariage n’est pas forcément la même, la difficulté était donc de trouver la personne qui répondrait au mieux à nos attentes. Celle qui semblait toute indiquée pour cette tâche nous fut soufflée par une amie de Bali qui connaissait personnellement une wedding planner française basée sur l’île depuis plusieurs années. Après avoir visité son site et rassemblé quelques avis sur son travail, nous n’avons pas hésité longtemps à lui confier notre mariage.

Nous avons donc choisi l’agence Call Me Madame pour nous accompagner dans la recherche de prestataires locaux de qualité mais aussi pour nous guider dans nos différents choix. Nous avons été séduits par son univers alliant avec élégance le style tropical un brin bohème, à la touche française raffinée. C’est simple son portfolio correspondait parfaitement aux inspirations de mon tableau Pinterest « mariage tropical » ! Après plusieurs échanges par mails et Skype, nous avons établi un nombre d’invités, une fourchette de budget ainsi qu’une date. C’est seulement une fois ces éléments établis que nous avons commencé à annoncer la nouvelle, nous ne voulions pas prévenir nos invités sans que notre projet ne soit un minimum abouti.

Pour nos invités, nous nous sommes référés aux 80 personnes relativement proches qui figuraient sur notre liste d’un éventuel mariage en France, que nous avons ensuite divisé par deux prenant en compte les facteurs énoncés plus haut. C’est sur cette base indicative que nous avons pu établir un budget en corrélation avec ce que nous nous étions fixés. Je ne vous cache pas que les services d’une wedding planner sont onéreux et qu’un mariage à l’autre bout du monde fait rapidement grimper la note. Pour vous donner un ordre d’idée, un mariage intimiste de qualité à Bali avoisine le budget d’un beau mariage d’une centaine de personnes à Paris. Sachant qu’il faut garder à l’esprit qu’il s’agit des dépenses d’une seule journée, les billets d’avion, les hébergements et autres frais n’étant pas inclus. La première étape du travail de notre wedding planner, fut de nous faire une sélection de lieux qui rentraient dans nos critères afin de bloquer une date au plus vite. Et comme choisir un lieu ou encore un traiteur à distance ne sont pas des tâches aisées, mieux vaut être bien encadré ! Une wedding planner à non seulement un rôle de logistique mais est aussi capable de proposer une scénographie en accord avec vos envies, les deux vont de paire, son avis doit donc se substituer au vôtre.

Pour bien choisir sa wedding planner à distance :

  • privilégiez le bouche-à-oreille tout en cherchant des avis sur internet et les réseaux sociaux (n’hésitez pas à prendre contact avec d’anciens clients pour avoir des retours d’expérience)
  • choisissiez une wedding planner en fonction de la cohérence de son univers et de celui que vous imaginez pour votre mariage. Faites attention au fossé culturel qui peut faire différer vos façons de voir les choses
  • elle doit avoir un carnet d’adresses de qualité qui rassemble des prestataires fiables
  • la wedding planner doit être à votre écoute et être capable de réaliser votre mariage de rêve tout en sachant vous ramener à la réalité
  • demandez à faire des Skype / FaceTime vidéos réguliers pour discuter « face à face » et éventuellement visiter les lieux potentiels de votre cérémonie
  • choisissez une personne structurée, capable de vous guider dans les différentes étapes de vos préparatifs et dans vos choix (exigez la mise en place d’un retoplanning)
  • la note peut très vite monter, n’hésitez pas à recadrer votre wedding planner pour lui rappeler votre fourchette de budget

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L’organisation du voyage de nos invités

C’était désormais à nous de rendre notre choix très personnel de nous marier à Bali accessible pour nos invités. En effet, nous nous devions d’accompagner au mieux ceux qui avaient décidé de nous suivre dans cette folle aventure. Nous voulions que le voyage de nos convives soit aussi réussi que notre mariage ! La première chose à établir fut la période la plus favorable mais aussi abordable pour coupler mariage et vacances à Bali. Il est préférable d’éliminer les mois de juillet et d’août, bien trop touristiques et onéreux pour les réservations de billets d’avion et d’hébergements. Tout en sachant que la période de novembre à avril constitue la saison des pluies, nous sommes tombés d’accord que le mois de juin offrait les meilleures conditions et convenait à notre empressement de nous marier.

Une fois le lieu réservé, nous avons pu sélectionner et suggérer les meilleurs vols sur cette période. Nous avions prévu d’arriver sur place une semaine avant pour nous replonger dans nos souvenirs et accueillir nos convives, puis de partir en voyage de noces juste après notre mariage. Finalement, la plupart de nos invités ont préféré partir en même temps que nous pour profiter de faire quelques activités et visites en notre compagnie avant le grand jour, et de rentrer en France à notre départ en lune de miel. Un planning qui convenait aussi bien aux inquiets qui n’ont pas l’habitude de voyager qu’aux autres ayant projeté de faire la fête. Un voyage c’est un peu comme un mariage, c’est personnel et chacun à sa vision du séjour idéal. Il y a les baroudeurs qui ont l’habitude de voir un maximum de choses en sac à dos, les vacanciers qui veulent se prélasser sur une plage tout confort ou encore les voyageurs qui aiment un doux mélange d’activités. Pour mettre tout le monde d’accord, il est préférable de faire appel à une agence locale capable de gérer les différents profils mais aussi de proposer des itinéraires de groupe et/ou individuel. Je précise que nous avons la chance de pouvoir proposer des vacances à un tarif préférentiel à nos convives car mon compagnon travaille pour une agence de voyage. Nous avons donc pu faire bénéficier nos invités du tarif « famille » s’ils souhaitaient un minimum d’encadrement.

Nous avons également prévu d’héberger tout le monde à nos frais la nuit du mariage, sur le lieu même pour nos parents et témoins, et dans un charmant hôtel privatisé juste à côté pour les autres. Que nos invités optent pour la facilité en choisissant un voyage sur-mesure ou qu’ils décident de se débrouiller seuls une fois sur place, notre wedding planner a établi un site internet privé regroupant non seulement les informations pratiques pour le jour du mariage, mais aussi un mini guide avec des conseils en tous genres : comment retirer de l’agent, quelques bonnes adresses ou encore les applications utiles. Se lancer dans l’organisation d’un mariage et d’un voyage demande une logistique qui n’est pas négligeable !

Pour accompagner au mieux ses invités à l’étranger (à moindre coût) :

  • faites des propositions de vols à vos invités au minimum 4 mois avant la date du mariage pour avoir des prix plus attractifs (vous pouvez utiliser Skyscanner pour comparer). N’hésitez pas à demander un prix de groupe aux compagnies aériennes si un minimum de 10 personnes souhaitent partir / rentrer aux mêmes dates
  • proposez des petits groupes (les amis qui se connaissent par exemple) pour baisser le prix des activités
  • le mieux est d’offrir l’hébergement de vos convives la nuit du mariage pour les rassembler à proximité et faciliter le brunch du lendemain
  • accordez-vous un peu de temps avant ou après le mariage pour profiter de vos invités sur place. Ils se sentiront moins seuls s’ils n’ont pas l’habitude de voyager et surtout c’est plus convivial, après tout ils sont là pour vous !

Gérer l’imprévu…

Un dernier point que je n’avais pas prévu d’aborder au début de la rédaction de cet article mais que je peux difficilement passer sous silence. Comme vous vous en doutez le Covid-19 qui nous confine actuellement chez nous vient bouleverser nos préparatifs. Un imprévu de taille puisqu’il paralyse non seulement la France mais de nombreux pays. Sachant que certains de nos invités viennent des Etat-Unis ou encore de Corée du Sud, nous ne savons pas comment le contexte sera géré par les différents gouvernements. De plus, les français sont pour le moment refusés à Bali qui ne recense aucun cas et qui a bien raison de se protéger !

Nous ne voulons pas prendre de décision hâtive, nous nous accordons encore un peu de temps pour voir l’évolution de la situation car la quasi totalité de nos invités ont posé leurs vacances et réservé leurs billets d’avion. Toutefois, si un scénario catastrophe devait se mettre en place, nous aurions la possibilité de décaler notre mariage et l’ensemble de nos réservations sans frais ni conditions. Prenons notre mal en patience…

Pour gérer les (gros) imprévus :

  • en cas de pandémie ou de catastrophe naturelle sur votre destination de mariage ou dans votre propre pays qui chamboulerait vos plans, l’importance d’avoir une bonne wedding planner prendrait tout son sens ! Elle doit assurer le changement de date et négocier les éventuels frais liés à ces modifications (lieu, traiteur…)
  • partir avec une agence de voyage peut aussi aider à assurer vos arrières pour reporter les séjours sans frais
  • rapprochez-vous des compagnies aériennes pour connaître les conditions de report des vols
  • prenez en compte l’avis de vos invités en leur demandant s’ils préfèrent maintenir ou non la date, votre groupe préalablement établi sur Fb ou WhatsApp peut s’avérer utile pour échanger
  • rassurez vos invités, montrez-leur que tout est sous contrôle

J’espère que cet article sur les préparatifs de notre mariage à Bali vous aidera pour le vôtre. Le petit mot de la fin pour toutes les mariées contraintes d’annuler leur grand jour à cause de cette situation surréaliste, essayez de relativiser et dites-vous que l’amour triomphe toujours ! XOXO



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